Projektledelse
Interessentstyring: hold opbakningen hele vejen
De fleste projekter mister ikke opbakningen i ét slag. De mister den ét møde ad gangen.
Projektledelse
De fleste projekter mister ikke opbakningen i ét slag. De mister den ét møde ad gangen.
Kort fortalt
Interessentstyring handler om at vide, hvem der påvirker projektet, hvad de har brug for og hvordan I holder dem med hele vejen. I IT-projekter er det ofte den disciplin, der afgør, om en teknisk vellykket løsning også bliver taget i brug.
Her er en praktisk tilgang til interessentanalyse og kommunikation, der også virker, når projektet kommer under pres.
Gratis skabelon · Excel
Placér interessenterne efter indflydelse og påvirkning, få strategien foreslået og planlæg kommunikationen pr. gruppe.
Gratis og uden tilmelding.
Flere skabeloner til projektledelse finder I under skabeloner og værktøjer.
Start med en bred liste: ledelse, styregruppe, afdelinger der bruger løsningen, IT-drift, leverandører, tillidsrepræsentanter og eksterne parter. Placér dem derefter efter to spørgsmål: hvor meget indflydelse har de på projektet og hvor meget påvirkes de af det?
Høj indflydelse, lav påvirkning
Direktion, økonomi, IT-sikkerhed
Høj indflydelse, høj påvirkning
Projektejer, forretningsejere
Lav indflydelse, lav påvirkning
Tilgrænsende afdelinger
Lav indflydelse, høj påvirkning
Slutbrugere, superbrugere
Organisationsdiagrammet viser, hvem der formelt beslutter. Det fortæller ikke altid, hvem der reelt gør. Der er næsten altid en eller to personer, hvis mening afgør, om en beslutning holder, også uden at de sidder i styregruppen.
Svarene på de to spørgsmål herunder er ofte vigtigere end hele interessentanalysen.
Spørg tidligt
Hvem skal være enige, før det her kan lykkes?
Hvem har tidligere stoppet et lignende projekt?
En kommunikationsplan behøver ikke være lang. Den skal svare på de samme fire spørgsmål for hver gruppe af interessenter. Og den skal være så kort, at projektet rent faktisk følger den.
Kommunikér også, når der ikke er nyt. Stilhed fra et projekt bliver altid tolket og sjældent positivt.
Fire spørgsmål pr. gruppe
Tegnene er velkendte. De betyder sjældent modstand. Oftest er projektet bare gledet ned på listen over prioriteter.
Svaret er en direkte samtale med projektejeren om, hvorvidt projektet stadig har den prioritet, det blev startet med. Det er en ubehagelig samtale. Den er altid billigere at tage tidligt.
Tidlige advarselstegn
Fra vores egne projekter
Det første, vi gør, er at finde projektejeren og de primære interessenter og invitere dem ind i styregruppen. Om styregruppen deltager aktivt og tager ansvar, betyder mere for projektets succes end næsten noget andet.
Uden aktivt ejerskab ender det ofte med, at projektlederen selv skal definere projektet og få det i mål. Men så er det for sent at rette fejl og misforståelser. Resultatet er den velkendte sætning: "Det var da ikke det, vi ville have."
Derfor er en styregruppe, der ikke deltager aktivt, det første røde flag i vores risikolog.
Erfaring fra vores projekter
Vores erfaring er, at de projekter, der lykkes, har en projektejer, der selv bruger tid på interessenterne. Projektlederen kan forberede og facilitere, men opbakningen i ledelsen skal komme fra ledelsen.
Mere om projektledelse
Vi træder ind, uanset om projektet skal startes fra bunden eller allerede er i gang. Tag en uforpligtende samtale om jeres situation.