Projektledelse
Stage gate-modellen: beslutninger før projektet kører videre
En gate er ikke et stempel. Det er det tidspunkt, hvor nogen med mandat siger ja, nej eller vent.
Projektledelse
En gate er ikke et stempel. Det er det tidspunkt, hvor nogen med mandat siger ja, nej eller vent.
Kort fortalt
En stage gate-model deler et projekt op i faser (stages) adskilt af beslutningspunkter (gates). Ved hver gate vurderes projektet ud fra faste kriterier. En navngiven person eller et forum beslutter, om det må gå videre. Modellen blev udviklet af Robert G. Cooper til produktudvikling, men den bruges i dag bredt til IT-projekter. I mange virksomheder er stage gate selve projektmodellen: den fælles måde, alle projekter startes, styres og afsluttes på.
Værdien ligger ikke i faserne. Den ligger i, at nogen tager stilling på forhånd aftalte tidspunkter, mens det stadig er billigt at ændre kurs. En gate, hvor alle projekter går igennem, er ikke en gate. Det er et møde.
Antallet af faser varierer, men de fleste IT-projekter kan styres med fem faser og en gate efter hver. Gaten ligger efter fasen, så G1 afslutter idéfasen. Efter sidste gate går løsningen i drift og bliver fulgt løbende.
Problem, formål og forventet gevinst på én side
Beslutning: Er idéen værd at bruge tid på at afklare? (G1)
Business case, berørte systemer, data og overordnet løsning
Beslutning: Skal projektet gennemføres og med hvilket budget? (G2)
Løsningsdesign, arkitekturbeslutninger og plan
Beslutning: Er designet godt nok til at bygge på? (G3)
Løsningen, test og dokumentation
Beslutning: Er løsningen klar til at blive sat i drift? (G4)
Idriftsættelse, overdragelse og uddannelse
Beslutning: Kan driften overtage og projektet lukkes? (G5)
En gate har fire udfald, ikke to. De fleste modeller beskriver kun "go". Derfor bliver gaten et stempel. Sørg for, at alle fire beslutninger er mulige og at det er tydeligt, hvem der træffer dem.
Projektet fortsætter til næste fase med de ressourcer, der er aftalt
Bruges når: Kriterierne er opfyldt og business casen holder stadig
Projektet stoppes. Ressourcerne går til andre projekter
Bruges når: Gevinsten er væk, risikoen er for høj eller noget andet er vigtigere
Projektet sættes på pause uden at blive lukket
Bruges når: Projektet er godt, men der er ikke ressourcer eller timing til det nu
Projektet går tilbage og gør fasen om
Bruges når: Der mangler noget væsentligt, men projektet er stadig værd at lave
Passer løsningen til strategien og målarkitekturen? Genbruger den før den bygger nyt? Står teknologien på standardlisten? Godkendes i arkitekturrådet.
Hvilke data bruges, hvem ejer dem og er persondata afklaret? Senere: kvalitetsregler, adgang efter formål og opdateret katalog.
Kun for løsninger med AI: registreret i AI-registret, risiko klassificeret, human oversight designet og godkendt i arkitekturrådet før drift.
I en klassisk stage gate-model handler gaten om forretning: budget, gevinst og risiko. I IT-projekter skal den også sikre, at løsningen passer ind i resten af landskabet. Ellers bliver arkitekturen vurderet til sidst, hvor det er dyrest at rette.
Vi bygger tre tjek ind i de samme gates i stedet for at oprette separate godkendelser. På siden om projektfaser er alle tjek vist fase for fase. De findes også i vores gratis skabelon til dataplatforme.
Gratis skabelon · PowerPoint
15 slides til en dataplatform: referencearkitektur, AI-arkitektur, roller, RACI, driftsmodel og governance med råd og gates. Med en tom løsningsskabelon, hvor hvert element har en hjælpetekst.
Gratis og uden tilmelding.
Stage gate og agil udelukker ikke hinanden. I de fleste IT-projekter fungerer gates bedst som rammen om det agile arbejde: G2 giver mandat og budget, sprintene bygger og G4 afgør, om det, der er bygget, må gå i drift. Problemet opstår, når gaterne bruges til at godkende detaljer, der hører hjemme i backloggen.
Styrer, om projektet skal laves, hvor mange penge det får og om løsningen må gå i drift. Beslutningerne træffes af ledelsen og arkitekturrådet.
Styrer, hvordan teamet bygger løsningen. Prioriteringen sker løbende i backloggen. Leverancerne kommer i korte iterationer.
Når det er uklart, hvem der beslutter, ender gaten som en orientering. Skriv for hver gate, hvem der godkender og hvem der kan sige nej.
En gate med 40 punkter bliver udfyldt, ikke vurderet. Hold dig til de få spørgsmål, der kan stoppe projektet.
Bliver alle projekter godkendt, filtrerer gaterne ingenting. Et stoppet projekt i G2 er en succes for modellen, ikke et nederlag.
Når arkitektur, data og sikkerhed først vurderes før go live, er det for sent at ændre noget. Tjekkene skal ligge i de tidlige gates.
Fra vores egne projekter
Hos en større retailvirksomhed blev IT-projekter startet på mavefornemmelse, kørt af dem der råbte højest og afsluttet, når budgettet var brugt. Der var ingen projektmodel, ingen arkitekturfunktion og ingen stillingtagen til AI, selv om brugen af AI-værktøjer voksede. Vi startede med en stage gate-model for et standard IT-projekt fra idé til afslutning. Hver fase fik konkrete krav til, hvad der skulle være beskrevet og godkendt, før projektet kunne gå videre.
Bagefter etablerede vi en arkitekturfunktion med et arkitekturråd, guidelines og guardrails. Den blev koblet direkte ind i gaterne, så arkitekturen blev vurderet løbende i projektet og ikke som et stempel til sidst. Til sidst kom et udkast til en AI-strategi, der bandt ind i den samme model. Resultatet var en organisation, der kunne tage stilling til nye initiativer på et oplyst grundlag i stedet for at opdage problemerne halvvejs inde i projektet.
Erfaring fra vores projekter
En stage gate-model skal være en operationel ramme, som projektlederne kan bruge, ikke et teoretisk dokument. Det afgørende er ikke antallet af faser, men at hver gate har konkrete krav til, hvad der skal være beskrevet og godkendt. Uden dem bliver gaten en formalitet.
Byg i den rigtige rækkefølge: først projektmodellen, så arkitekturen ind i gaterne og til sidst AI. Så får AI ikke sine egne godkendelser ved siden af, men bruger de gates, organisationen allerede kender.
Mere om projektledelse
Vi træder ind, uanset om projektet skal startes fra bunden eller allerede er i gang. Tag en uforpligtende samtale om jeres situation.