Projektledelse
Business case: beslutningsgrundlaget før pengene bliver brugt
En business case skal ikke overbevise nogen. Den skal gøre det muligt at sige nej.
Projektledelse
En business case skal ikke overbevise nogen. Den skal gøre det muligt at sige nej.
Kort fortalt
En business case er beslutningsgrundlaget for et projekt. Den viser, hvad projektet koster, hvad det giver og hvilke risici der følger med, så ledelsen kan beslutte, om det er pengene værd. I en stage gate-model er den det centrale dokument i gaten efter afklaringen.
Den hyppigste fejl er en business case, der er skrevet for at få et ja. Så bliver omkostningerne sat lavt, gevinsterne højt og risiciene udeladt. En god business case er ærlig nok til, at svaret kan blive nej.
Gratis skabelon · Excel
Omkostninger og gevinster år for år med netto, akkumuleret resultat, nutidsværdi og tilbagebetalingstid, der regnes automatisk. Plus et ark til målbare gevinster.
Gratis og uden tilmelding.
Flere gratis skabeloner finder I under skabeloner og værktøjer.
En business case til et IT-projekt behøver ikke være lang. Fem til ti sider er nok, når de seks afsnit er på plads. Tal for sig selv og tekst for sig selv: tallene hører hjemme i regnearket.
Hvilket problem løser projektet og hvorfor nu?
Typisk fejl
Løsningen er valgt, før problemet er beskrevet
Hvilke alternativer findes, også at gøre ingenting?
Typisk fejl
Kun én mulighed er regnet igennem
Hvad koster det at gennemføre og at drive bagefter?
Typisk fejl
Interne timer og løbende drift er ikke med
Hvad bliver bedre, hvor meget og hvem ejer gevinsten?
Typisk fejl
Gevinster, der ikke kan måles, fx "bedre overblik"
Hvad kan gøre projektet dyrere eller gevinsten mindre?
Typisk fejl
Risici er udeladt for ikke at skræmme ledelsen
Hvad anbefaler I og hvad skal besluttes nu?
Typisk fejl
Ingen klar beslutning at sige ja eller nej til
Eksemplet er et ERP-skifte. Investeringen kommer i år 0, mens gevinsterne vokser over de første år, efterhånden som de gamle systemer udfases og de manuelle arbejdsgange forsvinder. Grafen viser det akkumulerede resultat: projektet har tjent sig hjem i løbet af år 4. Tallene er en illustration i tusind kroner.
Akkumuleret resultat, tusind kr.
År 0
−4.000 / +0
År 1
−600 / +1.200
År 2
−600 / +2.000
År 3
−600 / +2.200
År 4
−600 / +2.200
Tjent hjemÅr 5
−600 / +2.200
Under hvert år: omkostninger / gevinster det år.
Start med det, forretningen mærker i dag. Kan I ikke beskrive problemet uden at nævne løsningen, er I ikke klar.
Regn mindst to muligheder igennem. Tag altid "gør ingenting" med. Den viser, hvad det koster at lade være.
Engangsomkostninger, løbende licenser og drift samt interne timer. De interne timer er ofte den største post og den, der oftest mangler.
Hver gevinst skal have et udgangspunkt, et mål, en ejer og et tidspunkt. Ellers kan ingen følge op på dem.
Slut med en klar anbefaling og det, der skal besluttes nu: budget til næste fase, ikke nødvendigvis hele projektet.
Ikke alle gevinster kan omregnes til kroner. Det er i orden, så længe de kan måles. Bedre datakvalitet kan fx måles på antallet af fejl i fakturaer.
Lyder godt i styregruppen, men ingen kan se, om det er nået. Gevinsten forsvinder efter go live.
Har et udgangspunkt, et mål og en ejer i økonomi. Kan måles tre måneder efter go live.
Fra vores egne projekter
I en reguleret virksomhed var en af de vigtigste business cases i dataplatformsprojektet ikke en besparelse. Den handlede om lineage. Opstod der et problem med en bestemt leverance i et bestemt land, skulle de berørte elementer hurtigt kunne kaldes tilbage. Uden detaljeret lineage var det en manuel og langsommelig opgave. Forsinkelsen kunne potentielt koste på omdømme og brand.
Gevinsten kunne ikke sættes i kroner på forhånd, men den kunne beskrives præcist: hvor hurtigt kan vi finde de berørte elementer og kalde dem tilbage? Resultatet blev fuld lineage, så virksomheden kunne dokumentere, hvor data kom fra og hvilken vej de havde taget.
En business case, der kun bruges til at få budgettet, er et salgsdokument. Den skal genbesøges i hver gate og holdes op mod virkeligheden. Holder den ikke længere, er det en beslutning værd: fortsæt, ændr eller stop.
Gevinstrealiseringen sker først efter go live. Derfor skal gevinstejerne sidde i forretningen og ikke i projektet, som lukker ned.
Business casen gennem projektet
Erfaring fra vores projekter
Business casen er det, der typisk binder forretningens behov entydigt ind i projektet. Den er en af de mest relevante dele af et projekt, ikke et dokument til at få budgettet.
Evaluér business casen bagefter. Mål, om gevinsterne blev nået. Brug resultatet til at justere modellen til næste gang.
Mere om projektledelse
Vi træder ind, uanset om projektet skal startes fra bunden eller allerede er i gang. Tag en uforpligtende samtale om jeres situation.