Projektledelse
Kommunikationsplan: hvem skal vide hvad og hvornår
Det vigtigste felt i en kommunikationsplan er ikke kanalen. Det er afsenderen.
Projektledelse
Det vigtigste felt i en kommunikationsplan er ikke kanalen. Det er afsenderen.
Kort fortalt
En kommunikationsplan beskriver, hvem der skal vide hvad, hvornår, gennem hvilken kanal og fra hvem. I et IT-projekt er den bindeleddet mellem interessentanalysen og hverdagen: analysen viser, hvem der betyder noget. Planen sikrer, at de faktisk hører fra projektet.
En god kommunikationsplan er kort. Den passer på én side og bliver brugt hver uge. En lang plan med alle tænkelige kanaler bliver skrevet ved opstart og glemt ved første forsinkelse.
Gratis skabelon · Excel
Målgruppe, budskab, kanal, afsender og hyppighed for hver gruppe. Kalenderen over 52 uger tegner sig selv ud fra start, slut og hyppighed.
Gratis og uden tilmelding.
Flere gratis skabeloner finder I under skabeloner og værktøjer.
Hver linje i planen er én målgruppe. For hver målgruppe svarer I på de samme seks spørgsmål. Mangler et svar, er det typisk der, kommunikationen går galt.
Hvem skal høre fra projektet? Brug grupperne fra interessentanalysen.
Typisk fejl
Alle er én målgruppe, så ingen får det, de har brug for
Hvad skal de vide og hvad skal de gøre bagefter?
Typisk fejl
Status i stedet for det, der betyder noget for modtageren
Hvornår og hvor ofte? Knyt det til milepæle og faser.
Typisk fejl
Der kommunikeres kun, når der er gode nyheder
Møde, mail, intranet, afdelingsmøde eller workshop?
Typisk fejl
Mail til alle, også om det, der kræver en samtale
Hvem skal budskabet komme fra for at blive hørt?
Typisk fejl
Alt kommer fra projektet, også om ændringer i arbejdsdagen
Hvem i projektet sørger for, at det sker?
Typisk fejl
Ingen ejer planen, så den bliver ikke fulgt
Eksemplet er et ERP-skifte i en økonomiafdeling. Det viser det mønster, de fleste IT-projekter følger: styregruppen hører fra projektet hele vejen, mens slutbrugerne først for alvor skal informeres i ugerne op til go live. Jo mørkere feltet er, jo mere kommunikation.
| Målgruppe | Opstart | Design | Byg og test | Go live | Drift |
|---|---|---|---|---|---|
| Styregruppen | Formål, plan og beslutninger | Status og beslutninger hver måned | Status og beslutninger hver måned | Go eller no go | Gevinst og afslutning |
| Direktionen | Hvorfor projektet sker | Kort status hver måned | Kort status hver måned | Go live og første uge | Gevinsten |
| Superbrugere | Deres rolle i projektet | Workshops om processerne | Test og oplæring | Support på gulvet | Spørgsmål og forbedringer |
| Slutbrugere i økonomi | – | Hvad der ændrer sig | Oplæring og datoer | Hver uge op til go live | Hvor de får hjælp |
| Hele organisationen | Hvorfor projektet sker | – | – | Hvornår det mærkes | Resultatet |
Tag grupperne derfra. Dem, I skal involvere tæt, har brug for dialog. Dem, I skal holde informeret, har brug for faste beskeder.
Hvad betyder projektet for dem og hvad skal de gøre? "Projektet er i fase 3" siger ingenting til en bogholder.
Et budskab om ændringer i arbejdsdagen virker bedre fra egen leder end fra projektet. Aftal det med lederne i god tid.
Læg kommunikationen ind efter projektets milepæle, så den flytter med, når planen flytter.
Gennemgå planen på projektmødet. Er det sendt? Er det forstået? En plan, ingen kigger på, bliver ikke fulgt.
Fra vores egne projekter
Vi overtog et projekt, hvor formålet stod i én linje: "spare penge på tidsforbrug". Det kan ingen måle. Det kan heller ikke forklares til dem, der skal tage løsningen i brug, for ingen kunne se, hvad projektet ville ændre for dem.
Vi bad forretningen formulere konkrete succeskriterier og krav. Først derefter lavede vi projektplanen med interessenter og milepæle. Nu havde projektet et budskab, der kunne gives videre til hver gruppe. Ved afleveringen kunne hvert succeskriterie måles op mod resultatet og dokumenteres.
Projektet kan skrive budskabet, men det er ikke altid projektet, der skal sende det. Jo tættere budskabet kommer på den enkeltes arbejdsdag, jo vigtigere er det, at det kommer fra en, modtageren kender.
Nyhedsbreve, mails og intranetartikler fra projektlederen. Bliver læst af de interesserede og overset af resten.
Projektejeren forklarer hvorfor. Egen leder forklarer, hvad det betyder for teamet. Projektet leverer fakta og datoer.
Kommunikér også, når der ikke er nyt. Stilhed fra et projekt bliver altid tolket og sjældent positivt.
Genkender I tegnene, så start med de grupper, der påvirkes mest af projektet. Det er dem, der skal tage løsningen i brug.
Advarselstegn
Erfaring fra vores projekter
Start kommunikationen med målet, ikke med status. Et formål, der ikke kan måles, kan heller ikke forklares til dem, der skal bruge løsningen.
Brug succeskriterierne som rød tråd: de samme kriterier i planen, i styregruppen og ved afleveringen. Så ved alle, hvad projektet bliver målt på. Ingen bliver overrasket til sidst.
Informér brugerne om ændringer og implementeringer undervejs, også om det, der kan gå galt. I virksomheder med mange brugere kan en fejl, som ingen kendte til eller vidste kunne opstå, lægge servicedesken fuldstændig ned, når alle ringer og skriver på samme tid. Fortæl på forhånd, hvad der kan ske og hvordan brugerne skal forholde sig.
Mere om projektledelse
Læs også
Vi træder ind, uanset om projektet skal startes fra bunden eller allerede er i gang. Tag en uforpligtende samtale om jeres situation.